パソコン活用法21

 

メーリングリストの利用による事務処理コストの削減

− 電子メールは封書 −

 梅 村  透     

 群馬県町村会事務局では、平成14年6月から、各種通知や会員専用ホームページの更新情報等を各町村の総務課へ伝えるため、及び町村総務課間の情報交換、意見交換、質疑応答等にご利用いただくため、メールサーバーに「総務課メーリングリスト」を設定しています。
 メーリングリストは、郵送代や事務処理時間の大幅節減はもとより、宛先複数入力のメール送信に比べ、次のような長所があります。
@ 送信先の入力が簡単なこと。(「総務課メーリングリスト」の場合には送信メールの宛先欄に○○○@gck.gr.jpのみを入力。各町村総務課及び町村会事務局共通)
A 受信メールの宛先欄に送信先すべてが羅列されず、すっきりしていること。また、羅列されないので、メールアドレスが他のメンバー(受信者)に知られないこと。
B メンバー間で情報の共有が簡単にできること。

<「総務課メーリングリスト」の概要>
各町村総務課への送信アドレス  ○○○@gck.gr.jp(各町村総務課及び町村会事務局共通)

  ところで、一般的に「電子メールは葉書」と言われています。総合行政ネットワーク(LGWAN)を推進している総務省は、巨費を投じてそれを構築する理由の一つに「一般のインターネット回線のメールは葉書と同じであるので、国・都道府県・市町村間を専用回線でつなぐLGWANが必要だ」と説明していますが、いかがでしょうか。
 私はメールを使い始めてから10年経ちますが、偶然に他の方のメールを受信したことはありませんし、送信したメールが偶然に第三者に届いたということもありません。また、現在、一般のインターネット回線利用で県・市町村間でメールの送受信が頻繁に行われておりますが、情報が漏れる等の問題は生じておりませんので、「電子メールは封書」というのが私の認識です。
 各自治体や各種団体とも事務処理コストの削減が必須事項であることから、県・市町村間や本会等の団体・市町村間においては、メールと郵送の併用をやめ、メーリングリストによるメール送信により事務処理コストを削減すべき時期を迎えていると思います。
 なお、送信メールにファイルを添付する際には、受信側のパソコンに負担を掛けないように、重いファイルはパスワードで保護された非公開のWebページに掲載する等の配慮が必要ですし、受信側においては、メールのチェックシステムを確立することも必要になります。


(群馬県町村会事務局職員)