パソコン活用法Q

 インターネットを利用した「自動集計システム」について(その2)
〜 総務課長代表者会議への応用 〜

群馬県町村会 総務課長 梅 村  透     

 インターネットを利用した「自動集計システム」については、平成14年10月号のパソコン活用法Oで紹介した後、各種照会・自動集計に活用し、予想どおりデータ集計時間短縮の成果を収めております。

 今年度から、月例で開催している総務課長代表者会議をさらに充実させるため、各町村総務課をメールで結ぶ「総務課メーリングリスト」とともに「自動集計システム」を本格的に活用しますので、改めて各町村のご協力をお願いいたします。

 昨年度までは、同会議における各郡代表課長からの提出議題(行政の諸問題)に対する各町村の状況データは、同会議の当日、各郡の代表課長により事務局へご提出いただいておりました。従って、提出議題に対する県内町村全体の傾向をグラフ化し、会議資料とするができませんでした。

 そこで、次回の総務課長代表者会議から非公開のWebページを利用した「自動集計システム」により各町村の状況データをグラフ化し、同会議に臨みます。その流れは、次のとおりです。

<新しい総務課長代表者会議の流れ>

 当番の代表課長が、提出議題を郡内町村から収集し、事務局へ提出
 

 事務局が、会議開催通知を代表課長へ送付するとともに、「総務課メーリングリスト」により各町村へ提出議題を連絡。
 事務局は、提出議題のうち全体の傾向をグラフ化すべき議題については「自動集計システム」へ回答するよう依頼し、その他の議題については代表課長へ回答するよう各町村へ依頼。
 

 町村は、事務局指定のグラフ化すべき議題については「自動集計システム」へ回答し、その他の議題については代表課長へ回答。
 事務局は、「自動集計システム」の町村からの回答データをグラフ化し、会議資料とする。
 
 その他の議題については、会議の開会直前に町村の回答を合体
 
 会議
 

 代表課長が郡内町村の会議において、会議結果を説明
 

              非公開のWebページから回答(各町村)

             町村会のサーバーがCSVファイルで自動集計

  以上のメリットは、経費(郵送代又はFAX代及び人的・時間的コスト)を掛けずに県内町村に共通する行政課題について、各町村の実態や動向をグラフ化し、各町村へ提供できるということです。

 この「自動集計システム」がうまく機能するためには、各町村において、「メールを毎日チェックしていただくこと」及び「照会に対し、必ず回答していただくこと」がポイントですので、重ねてご協力をお願いする次第です。