パソコン活用法O

 インターネットを利用した「町村からの回答自動集計システム」について

群馬県町村会 総務課長 梅 村  透     

本会における事務処理の効率化を図るため、インターネットを利用した「町村からの回答自動集計システム」を構築しましたので、紹介します。

従来、本会が主催する各種研修会については、開催通知を送った後、町村からファクシミリ又はメールにより出席者の回答をいただいておりました。ペイオフ対策に関する調査等の各種照会に対する町村からの回答も同様です。

問題は、本会事務局において出席者名簿や各種照会に対する回答の集計表を作るため、町村職員の方がパソコンで入力した情報を、本会職員が再度パソコンへ入力するという時間的ロスを犯していたということです。つまり、本会と町村がインターネットというLANで繋がっているにもかかわらず、同じ情報を2回入力していたということです。

そこで、本年9月から本会のホームページ上に町村からの回答ページ(フォーム)を設定し、本会のサーバーで自動集計することにしました。流れは、次のとおりです。

@

 本会から町村へ研修会開催通知や各種照会を郵送(メーリングリストでの処理を検討中)

A

 町村において、本会ホームページ上の回答ページから本会のサーバーへ回答を送信

B

 本会のサーバーが受信し、CSVファイルで自動集計

C

 本会職員がCSVファイルをエクセルで開き、入力いただいたコード番号により町村順に並び替え、出席者名簿等が完成

              町村会ホームページ上から回答(各町村)

             町村会のサーバーがCSVファイルで自動集計

   町村においては、ファクシミリ代が節減されるだけのメリットしかないように思われますが、重要なことは、本会の職員が、このシステムにより生じた余剰時間を、町村のための高付加価値業務にシフトできるということです。このことは、町村と住民の関係においても同じであり、「なぜ電子自治体なのか?」に対する答えの一つでもあります。

 一方、この自動集計システムは、町村会のような連合組織における「短時間の意見集約」にも活用できます。ある行政課題に対して、町村の意見を聴く場合には、従来の方法は、@印刷物の郵送による意向調査、Aファクシミリによる回答、B手作業による集計作業ということで、かなりの時間を必要としましたが、このシステムにより、経費(郵送代及び人的・時間的コスト)を掛けずに意見集約ができます。

 ところで、この自動集計システムの欠点として、姓名の外字に対応できないことが挙げられます。外字のみファクシミリを送るのも非効率ですので、インターネット社会における「暗黙の了解」とすべきではないでしょうか。

 本会においては、今後とも「町村からの回答自動集計システム」により効率的に事務処理を行い、その余剰時間を町村のための高付加価値業務に注力しますので、各町村のご協力をお願いいたします。